Als je een nieuw bedrijf begint, kan het verleidelijk zijn om klanten en partners je persoonlijke telefoonnummer te geven om tijd en geld te besparen. Dat kan logisch zijn als je begint. Je hebt al een telefoonnummer, het is gemakkelijk te onthouden, en er zijn geen extra kosten of opzet aan verbonden.
Telefoon
Er zijn echter veel risico’s verbonden aan het gebruik van je persoonlijke telefoonnummer voor zaken, en het is essentieel om te begrijpen welke dat zijn. Hier zijn er een paar:
– Onvermogen om het verschil te zien tussen persoonlijke gesprekken en zakelijke gesprekken;
– Hoe langer je bedrijf gebonden is aan je persoonlijke telefoonnummer, hoe moeilijker de overgang naar een nieuw zakelijk telefoonnummer;
-Blootstelling aan robocalls en telemarketeers;
– Beperkte belmogelijkheden die niet meegroeien met de groei van het bedrijf;
– Persoonlijke privacy komt in het gedrang;
– Het gebruik van je persoonlijke telefoonnummer komt onprofessioneel over in de ogen van potentiële klanten.
Met deze risico’s in gedachten is een zakelijk telefoonnummer een van de belangrijkste marketing- en operationele beslissingen die een ondernemer kan nemen, vooral in het begin.
Een aparte zakelijke lijn maakt het gemakkelijk om contact te houden met klanten en leveranciers, voegt functies toe aan je telefoonsysteem die niet beschikbaar zijn op consumentenlijnen, en verbetert de professionaliteit van je bedrijf.
Tegenwoordig houden de meeste bedrijfseigenaren contact met klanten via zowel kantoor- als mobiele telefoons.
Ze kopen meestal een aparte mobiele telefoon omdat ze persoonlijke en zakelijke communicatie niet willen mengen of hun persoonlijke telefoonnummer niet willen doorgeven.
Maar met de technologie van vandaag hoef je niet langer je persoonlijke thuis- of mobiele nummers op te geven.
Wat is een virtueel zakelijk telefoonnummer?
Virtuele telefoonnummers zijn een moderne technologie die onze manier van werken verandert. Virtuele telefoonnummers zien eruit en gedragen zich als traditionele telefoonnummers, maar met toegevoegde waarde en voordelen. Ze werken met elk gewenst apparaat, bureautelefoons, huistelefoons, je persoonlijke mobiele telefoon, laptops, tablets en desktop computers. Het is gemakkelijk en handig en bespaart ondernemers veel geld.
Een vast nummer op mobiel stelt moderne professionals in staat om overal te werken. Je mobiele telefoon gebruiken terwijl je je persoonlijke nummer privé houdt is bijvoorbeeld nog nooit zo gemakkelijk geweest. Je kunt ook overschakelen naar je kantoortelefoon of computer naarmate je dag vordert. Bovendien kunnen kleine bedrijven, starters, ondernemers en externe teams profiteren van professionele functies die vroeger alleen beschikbaar waren voor grote bedrijven.
De betere dienstverleners hebben de volgende mogelijkheden:
– Kies een nieuw virtueel telefoonnummer, of port je huidige nummer.
– Mogelijkheid om je persoonlijke telefoon te gebruiken en dan te bellen en sms’en via je zakelijke nummer.
– Wijs extensies toe aan collega’s.
– Deel één gemeenschappelijk zakelijk nummer met teamleden, die ook hun mobiele telefoons kunnen gebruiken.
– Automatisch wachtrijbeheer voor als je bezig bent met een ander gesprek.
– Gedeelde notities en contacten om jou en je team te helpen bij het bijhouden van klantgesprekken.
– Je hoeft geen nieuwe apparatuur aan te schaffen en geen contracten die je beperken.
Een klein handjevol platforms bedient specifiek het kleinbedrijf, en de installatie duurt slechts een paar minuten. Kies een zakelijk telefoonnummer of zet je huidige nummer over, pas de instellingen voor je bedrijf aan, stel de openingstijden in, en je kunt aan de slag. Providers bieden meestal een mobiele app die een zelfstandig zakelijk telefoonnummer toevoegt aan je persoonlijke mobiele telefoon. Dat betekent dat je kunt praten en sms’en met je zakelijke telefoonnummer, niet met je persoonlijke nummer, dat privé blijft, en dat je naar andere apps kunt overschakelen voor persoonlijke communicatie wanneer je maar wilt. Je kunt op dezelfde provider ook praten & sms’en vanaf je computer of laptop als je je aanmeldt op je internetbrowser.
De voordelen van een apart telefoonnummer voor je bedrijf
De voordelen van een zakelijk telefoonnummer op mobiel zijn legio. De belangrijkste voordelen zijn echter dat je zakelijke telefoonnummer kan meegroeien met je bedrijf, terwijl je persoonlijke privacy behouden blijft.
Zakelijke en persoonlijke communicatie zijn gescheiden
Het duidelijkste voordeel is het gescheiden houden van je zakelijke en persoonlijke interacties. Als je bedrijf groeit, wordt het onhandig en onpraktisch om alles via een persoonlijk nummer te regelen. De lijnen zullen elkaar kruisen, en het kan zijn dat je niet in staat bent om oproepen en sms’jes van je zakenpartners, leveranciers en klanten effectief te beheren. Een zelfstandig zakelijk telefoonnummer neemt deze last weg, zodat je je energie kunt richten op waar het om gaat – de groei van je bedrijf.
Het veranderen van telefoonnummers terwijl je bedrijf groeit kan je bedrijf schaden
Klanten en teamleden groeien met je bedrijf mee – en je zakelijke telefoonnummer zou dat ook moeten doen. Als je bedrijf groeit, zou het niet ideaal zijn om van een persoonlijk telefoonnummer naar een zakelijk telefoonnummer over te gaan. Dit kan zeer destructief zijn voor je bedrijf, omdat je alle bedrijfsvermeldingen, visitekaartjes, websites, marketingmateriaal en advertenties die je bedrijf promoten moet bijwerken. Bovendien moet je contact opnemen met alle partners en klanten om ze te laten weten dat je telefoonnummer is veranderd.
Een zakelijk telefoonnummer groeit en schaalt mee met je bedrijf
Persoonlijke telefoonnummers zijn niet ontworpen voor bedrijven. Je kunt geen nieuwe medewerkers toevoegen of hen van extensies voorzien. Je kunt geen belmenu’s maken waarmee je bellers bij de juiste mensen van je team terechtkomen. Je kunt geen geautomatiseerde locatie- of kantoorurengegevens verstrekken zoals je met een professioneel zakelijk telefoonnummer zou kunnen doen. Als je een teamlid hebt dat een bepaald gesprek beter aankan, kun je het gesprek ook niet doorschakelen naar een persoonlijke lijn. Tenslotte kun je geen kantooruren instellen, waardoor je mobiele telefoon op alle uren van de dag ongewenste oproepen kan ontvangen.
Maak onderscheid tussen zakelijke en persoonlijke gesprekken
De meeste telefoontjes van klanten naar je bedrijf komen waarschijnlijk van onbekende nummers, dus je weet nooit hoe je moet antwoorden als je niet weet welke telefoontjes werkgerelateerd zijn en welke persoonlijk. Loop niet het risico klanten te verliezen omdat je een zakelijk gesprek beantwoordde met “Hallo?”, of als de beller naar je persoonlijke voicemail werd doorverwezen.
Verbeter de klantervaring
Een zakelijk telefoonnummer verbetert en vereenvoudigt de belervaring voor ondernemers en hun klanten. Een exclusief zakelijk telefoonnummer werkt om de klantervaring te verbeteren en de klanttevredenheid te vergroten. Het kan frustrerend zijn als je probeert in contact te komen met een bedrijf en dat om wat voor reden dan ook niet lukt, dus het hebben van een zakelijk nummer maakt het voor klanten en leveranciers gemakkelijk om je te bereiken wanneer dat nodig is. Bellers horen een professionele vooraf opgenomen begroeting en krijgen belopties te horen, zodat ze snel de service krijgen die ze nodig hebben.
